Даже самые ответственные организаторы событий знают, что в день мероприятия, если не всё, то многое может идти не по плану. Если проблему оперативно решили, можно считать, что её и не было. Для этого хорошо, чтобы под рукой оказались полезные мелочи, а какие именно, перечислим ниже.
Начнём с самого бюджетного списка товаров, которым полезно обзавестись. В первую очередь, желательно собрать «походный» набор канцелярских принадлежностей. Этот сундук с сокровищами будет гастролировать с вами с ивента на ивент и пополняться по мере необходимости.
Рекомендуем внесити в список затрат:
— Скотч, причём разных видов: двусторонний, малярный, прозрачный. Все эти шутки про главное оружие event-менеджера берутся не спроста. На опыте не раз убеждались, что подрядчики вечно что-то забывают или приходят на монтаж, так сказать, «с пустыми руками». Бывает, что приходится самостоятельно вешать таблички, собирать коробки для перевозки грузов, склеивать различные материалы и т.д. Часто приходится крепить что-либо на площадке и главным условием арендодателей является монтаж/демонтаж, который сохранит имущество в первоначальном виде. Тогда спасает малярный скотч, который не оставляет следов при снятии. На него уже можно клеить всё, если не намертво, то на сутки точно.
— Канцелярский и обычный нож, несколько пар ножниц, кусачки-бокорезы. Этот список подойдёт даже для борьбы с африканскими лианами, но поверьте, на ивенте вам придется резать кое-что и покрепче. Веревки, стяжки, жгуты, провода (иногда), это далеко не весь список, на чём держатся декорации. Когда монтажники всё установили и ушли с зоны выполненной работы, их практически невозможно оперативно найти и убрать торчащее крепление. Чтобы весь ваш гонорар за мероприятие не ушёл на услуги стоматолога, не советуем грызть веревки зубами, а всё-таки запастись инструментами, которые справятся с этой задачей лучше.
— Бумага и всё, что к ней прилагается. Вам понадобится как бумага формата А5, А4 и А3, так и бумажные стикеры и закладки. Последние, кстати, очень спасают, когда вы обнаруживаете ошибку в договоре с подрядчиком. На мероприятии вы можете забегаться и забыть об этом, так что делайте заметки, как говорится, «не отходя от кассы». Не забудьте также скрепки и файлики для документов, степлер со скрепками, булавки и дырокол (понадобится и для бейджей). Ну и в качестве последних штрихов напомним про маркеры разных цветов, ручки, карандаши. Всегда приходится ставить опознавательные знаки для обозначения вашего и чужого имущества, для чего будут полезны маркеры, рисовать схемы для подрядчиков или ставить пометки в договоре (карандаши), а также подписывать открытки или документы (ручки).
Ну и, конечно же, запаситесь коробками и пакетами для мусора, а его ещё при монтаже остается очень много. Чтобы вся площадка не была усеяна остатками монтажной роскоши, не бросайте мусор на пол, надеясь, что останется время на уборку. Лучше закупите большие мусорные мешки и сразу же складывайте в них всё ненужное. Ведь главный критерий чистоты — своевременная уборка. Это сэкономит ваше время и минимизирует шанс того, что первые гости застанут на площадке беспорядок.
А в следующий раз опубликуем список техники, которая поможет с буддийским спокойствием встретить все препятствия на пути к идеальному ивенту.